Helsingissä järjestetään vuosittain noin 1800 tapahtumaa, mikä tekee keskimäärin viisi tapahtumaa päivää kohden. Luku on vain karkea arvio tapahtumien kokonaismäärästä alueella. Suuri osa alueen tapahtumista on kävijämäärältään pieniä alle 1000 henkilön tapahtumia, mutta mukaan mahtuu myös kävijämäärältään suuria yli 25 000 kävijän tapahtumia.
Tässä tutkimuksessa keskitytään pieniin ja keskisuuriin Helsingissä järjestettäviin (vuosittaisiin) tapahtumiin ja yksityiskohtaisemmin keskitytään tapahtumiin, jotka ovat saaneet kaupungilta avustuksia. Uutta tutkimuksellista näkökulmaa tuodaan yritysten tapahtumaklusterin tarkastelulla ja näiden toimijoiden välisten taloudellisten suhteiden selvittelyllä.
Tapahtuman taloudellisten vaikutusten prosessikuvio
Tapahtumataloudesta on kehittynyt viimeksi kuluneen vuosikymmenen aikana kasvava klusteri, joka on Suomessa ja Helsingin seudulla erityisesti keskittynyt Helsinkiin. Tapahtumaklusteri on erittäin voimakkaasti riippuvainen urbaanin ympäristön ja Helsingin kaupungin organisaation tarjoamista edellytyksistä sekä seudun asukkailta tulevasta paikallisesta kysynnästä. Jos edellytykset ja kysyntä kehittyvät suotuisasti, klusterilla on vahva kasvupotentiaali myös tulevina vuosina.
Paikallinen kysyntä luo perustan tapahtumatoiminnalle. Kuitenkin, jotta tapahtumilla olisi aluetaloudellista merkitystä, tapahtumat tarvitsevat myös seudun ulkopuolelta kotimaasta ja ennen kaikkea ulkomailta tulevia vieraita, jotka käyttävät majoitus-, ravitsemis- ja matkailupalveluita tapahtumiin osallistumisen lisäksi. Liikenneyhteyksien kehittyminen mm. Pietariin (Allegro-juna) sekä Tallinnaan ovat laajentaneet monenlaisten tapahtumien asiakaspotentiaalia merkittävästi. Tätä potentiaalia kannattaa hyödyntää aikaisempaa tehokkaammin.
Helsingin kaupungin tarjoamilla edellytyksillä on tärkeä rooli tapahtumien onnistuneelle toteuttamiselle. Tärkein edellytys on kaupungin toimivuus ja viihtyisyys. Näiden osatekijöitä ovat erityisesti sujuva liikenne, turvallisuus, siisteys, matkailupalveluiden (julkiset ja yksityiset) laatu ja palveluiden monipuolisuus.
Helsingissä järjestettävien tapahtumien – sekä pienten ja että suurten – erityispiirre on vapaaehtoistyön suuri merkitys tapahtumajärjestämisessä. Kaupungin avustamissa tapahtumissa vapaaehtoistyön rahallinen arvo on arvioitu suuremmaksi kuin kaupungin myöntämin avustusten summa. Suurtapahtumiin osallistuu usein satoja vapaaehtoisia (yleisurheilun MM-kisoissa noin 3 000), joita ilman koko tapahtumaa ei voisi järjestää.
Helsingissä hyvin onnistuneet tapahtumat ovat kasvattaneet tapahtumajärjestämisen osaamispääomaa. Erityisesti suurtapahtumat ovat lisänneet tapahtumajärjestämisessä tarvittavaa osaamista ja kehittäneet niihin liittyviä verkostoja. Onnistuneiden tapahtumien järjestämisen keskeinen perusedellytys perusrakenteen ja kaupungin toimivuuden ohella onkin tapahtumien järjestämisestä kumuloitunut osaamispääoma. Jokainen onnistunut tapahtuma vahvistaa tätä edelleen ja luo edellytyksiä tapahtumien järjestämiselle tulevaisuudessakin.